Datenschutz
Stand: 18. Oktober 2026
Kurzfassung
- Wir verarbeiten nur, was für den Betrieb nötig ist. Kein Tracking, keine Werbung, keine Weitergabe zu Werbezwecken.
- Deine Dateien werden pro Datei verschlüsselt und auf eigener Hardware in der Schweiz gespeichert.
- Admins der Instanz haben in Shiori keinen Zugriff auf die Dokumente deiner Organisation.
- Du kannst deine Daten jederzeit exportieren und dein Konto selbst löschen.
Verantwortlich
Ümit Can Ceyran, Schweiz (Postadresse folgt – Shiori ist noch in Entwicklung (Generalprobe))
E-Mail: support@cubeapp.ch
Nutzt eine Organisation Shiori für Daten Dritter (zum Beispiel einer Firma oder eines Vereins), ist sie für diese Daten verantwortlich und wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag.
Welche Daten wir verarbeiten
| Was | Wozu | Wie lange |
|---|---|---|
| Warteliste: Name, E-Mail, optional Organisation und Zweck, Zeitpunkt der Einwilligung | Platz in der Beta vergeben, Einladung schicken | Unbestätigt 7 Tage, sonst höchstens 90 Tage; ohne IP-Adresse |
| Konto: Name, E-Mail, Sprache, Rolle, Anmeldungen (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser) | Anmeldung, Sicherheit, Sitzungen verwalten | Bis zur Löschung des Kontos; Sitzungen bis zum Abmelden bzw. Ablauf |
| Dokumente, Vorschaubilder, Versionen | Die eigentliche Ablage | Bis du sie löschst; danach 30 Tage im Papierkorb |
| Erkannter Text (OCR), Tags, eigene Felder | Suche und Ordnung | Wie das Dokument |
| Protokoll (Audit-Log): Aktion, Zeitpunkt, Konto, IP-Adresse, ohne Dokumentinhalte | Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Missbrauch | Fälschungssicher verkettet, bleibt deshalb erhalten |
| Server-Protokolle (ohne Abfrageparameter und ohne Freigabe-Tokens) | Betrieb und Fehlersuche | 90 Tage |
| Inaktive Konten | Datensparsamkeit | Nach 12 Monaten ohne Anmeldung Warnung per Mail, 30 Tage später Löschung |
Wo und wie die Daten liegen
- Shiori läuft auf eigener Hardware in der Schweiz. Jede Datei hat einen eigenen Schlüssel (AES-256-GCM); der erkannte Text liegt für die Suche unverschlüsselt in der Datenbank auf unserem Server.
- Die Verbindung ist immer verschlüsselt (HTTPS). Ein Server bei RackNerd (USA) leitet den verschlüsselten Datenverkehr nur weiter; die Verschlüsselung endet erst auf unserem Server in der Schweiz, RackNerd sieht keine Inhalte.
- Backups werden vor dem Versand verschlüsselt und bei Hetzner in Deutschland gespeichert.
- Neue Dateien werden auf Viren geprüft und in einer abgeschotteten Umgebung ohne Netzzugang gelesen.
Dienste, die wir einsetzen
| Dienst | Zweck | Ort |
|---|---|---|
| Resend | Versand von Mails (Einladungen, Passwort, Benachrichtigungen) und Empfang von Mails an deine Eingangsadresse (mit den angehängten Dokumenten); Resend speichert Mails bis zu 30 Tage | EU-Region (Irland), Anbieter mit Sitz in den USA |
| Hetzner | Verschlüsselte Backups | Deutschland |
| RackNerd | Weiterleitung des verschlüsselten Datenverkehrs, ohne Einblick in Inhalte | USA |
| Authentik | Anmeldung, Passkeys, Zwei-Faktor | Selbst betrieben, Schweiz |
Für die Übermittlung in die USA stützen wir uns darauf, dass dort nur verschlüsselter Verkehr ohne lesbare Inhalte durchgeleitet wird. Resend verarbeitet Mails in der EU-Region; das Unternehmen hat seinen Sitz in den USA. Wer keine Mails über Resend schicken möchte, lädt Dokumente direkt in Shiori hoch.
Cookies und lokaler Speicher
Shiori setzt nur technisch nötige Cookies. Darum gibt es kein Cookie-Banner.
- Sitzung (
session_idund die Rails-Sitzung): hält dich angemeldet und schützt Formulare. Endet mit dem Schliessen des Browsers – mit „Angemeldet bleiben“ nach höchstens 30 Tagen. - Einladung: merkt sich eine geöffnete Einladung höchstens eine Stunde lang über die Anmeldung hinweg.
- Lokaler Speicher im Browser: Hell/Dunkel, Listen- oder Kachelansicht, Tastenkürzel und Dateien, die du aus einer anderen App teilst. Diese Einträge verlassen dein Gerät nicht.
Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Daten, um den Dienst bereitzustellen (Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), mit deiner Einwilligung (Warteliste, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und zum Schutz vor Missbrauch (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In der Schweiz gilt das Datenschutzgesetz (nDSG).
Deine Rechte
- Auskunft über deine gespeicherten Daten
- Berichtigung falscher Daten
- Löschung: Du kannst dein Konto unter „Konto“ selbst löschen, inklusive aller Dateien
- Datenübertragbarkeit: Export aller Dokumente als ZIP
- Widerruf einer Einwilligung und Widerspruch gegen die Verarbeitung
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, in der Schweiz beim EDÖB (edoeb.admin.ch)
Für Anfragen: support@cubeapp.ch